畢業季一結束，成千上萬的學生離開校園，走向職場。你準備好進入職場了嗎?曉曉專門為職場新人開了一門必修課，講了這些你初入職場應該知道的事情。歡迎轉發給朋友圈或者發給剛畢業的朋友。  
電子郵件是現代工作場所中最常用的辦公工具。它突破了時間和空間的限制，可以實現方便的通知和信息交換。但是如何利用它來使交流適當而高效是非常講究的。今天，曉曉將為你帶來這個職場新人必修課的第一課，讓它成為你初入職場時的得力助手。  
好的郵件應該是什么樣子的?  
收件人和抄送收件人應選擇恰當，主題明確，簡明扼要，重點突出，要求明確，簽名恰當，附件正確，格式工整美觀。  
怎么寫郵件?  
電子郵件由收件人(抄送/秘密送達)+主題+郵件正文+附件+發件人簽名組成。  
收件人/抄送  
職場新人最常犯的錯誤有:  
1.把大量與郵件涉及事項無關的人放入收件人，制造大量垃圾郵件，對大家的工作造成騷擾;  
我見過同事只需要開一個涉及跨部門溝通的會議，除了參會人員，還要發給公司所有領導。參與者回復時，選擇全部回復，郵箱里一次有十幾封郵件;最后領導不知所措，群發郵件給全公司，要求郵件不要發給無關人員。  
2.把那些必須回復郵件內容的人放在CC列表里，別人會忽略，對工作有負面影響。  
3.在公司內部交流時，公司外部的人會被添加到抄送列表中。  
比如在和公司同事溝通項目進展的時候，覺得這個信息要和合伙人同步，就把公司外的人加到了CC列表里。也許你的郵件內容沒有問題，但是誰能保證別人回復的內容適合外人知道呢?與外界溝通時，一定要保證信息接口的唯一性，杜絕內部溝通與外部溝通混為一談的情況。  
正確的答案應該是:  
收件人和抄送人都是與所涉事項相關的人。收件人選擇直接方，即需要知道或回復郵件內容，而抄送人只是讓他知道，不需要對方回復，即使郵件被對方忽略，也不會有任何影響。  
當郵件內容涉及重要事項，你認為有必要讓你的直屬上級知道時，可以給你的直屬上級發一份。除非有上級領導參與或直接上級授權，否則嚴禁超派。  
主題。  
郵件主題通常的格式是:涉及的主要事項+收件人需要做出的回復動作，如“請回復某項目的合作計劃”、“請審核某渠道的合作協議”等。  
在同一封郵件中，要求主題是單一的，并討論一個案例。尤其禁止在一封電子郵件中放入幾個不相關的東西。  
如果郵件中涉及的內容緊急或特別重要，需要收件人優先關注，也可以在主題中用具體形容詞進行強調，如“[緊急]某項目付款申請，請回復”、“最新修訂的[重要]業務管理規范，請閱讀”  
最忌諱的:  
1)無話題:一封無腦的郵件會讓人直接懷疑你的專業性和工作態度。  
2)上傳附件的文件名默認直接作為郵件主題，沒有明確的收件人回復動作要求:這很容易被收件人忽略，可能會因未及時回復而影響工作。  
3)話題很多，同一封郵件包含很多不相關的話題。  
文字。  
正文要求簡潔，有邏輯，有重點，要求明確。  
寫正文的時候，不僅要從自己專業判斷的角度提供最重要的信息，還要站在接受者的角度思考。他收到郵件并回復時需要知道哪些信息?你需要在郵件正文里提供他提前做決定時需要知道的背景信息。  
郵件正文要采用金字塔結構(強烈推薦《金塔原理》這本書，對你職場公文寫作會很有幫助)，即結論第一，下面是對結論的層層講解，最后需要回復。  
所以郵件正文會先說明郵件是關于什么的，收件人需要做出什么回應;然后提供背景信息、情況描述、響應時間要求等。，最后請求響應。  
如果收件人需要在這個話題上做出不同的決定，可以在正文中逐一列出，讓收件人坐好，快速回復。  
對于文本中特別重要并且需要收件人特別注意的信息，可以用粗體或其他顏色和字體進行強調。  
文本寫作中最常見的問題是:  
1.正文中的主要信息缺失，無法為收件人提供決策或回應的參考依據，需要收件人反復溝通了解情況，極大影響工作效率。  
2.正文信息豐富，包含大量無關或不相關的信息，沒有邏輯和重點，給收件人造成過多信息的負擔，影響收件人的快速反應。  
我們來看一個例子。這是一封發給公司法律事務部和主管領導的電子郵件，申請批準并蓋章合作協議:  
女士們先生們:  
附件是要和A公司簽訂的版權合作協議，使用的是之前已經法務審核過的協議模板，對方沒有修改。請回復并蓋章。  
以下是合作內容和份額比例:1。合作內容:甲方提供節目內容運營平臺，乙方提供節目內容資源，雙方合作向授權平臺注冊用戶提供節目內容。B.乙方授權甲方享有節目內容資源的信息網絡傳播權，即通過授權平臺以無線方式向公眾提供節目內容。C.雙方共同推進上述業務，分享合作內容的利益。2.分成比例:雙方以甲方提供的結算數據報告為結算依據。扣除40%的經營者代理費和壞賬后(具體比例以實際結算單為準)，剩余的信息費收入按以下比例分成:甲乙雙方按[5]:[5]的比例分攤，即甲方享受[50]%，乙方享受[50]%。  
請回復。  
謝謝!  
關于申請審批的郵件，法務部和領導會關心哪些問題?  
1)協議是標準模板還是逐案條款?如果是標準模板，對方修改過嗎?2)合作內容是什么，合作方式是什么，比例是多少?  
基于收件人的關注，電子郵件正文首先表明本協議使用的是經過法律部門審核的標準化模板，另一方沒有對條款進行任何更改�，F在需要所有相關人員審批蓋章。  
這有什么意義?一是法律事務不需要逐一審核條款，可以立即回復;第二，領導回復的時候也可以知道法律風險已經被法律人員掌握了，只需要看看合作經營條件是否合適。  
雖然郵件附件中對合作內容、合作方式、分享比例等都有詳細的條款和條件，但是從信息傳遞快捷方便的角度出發，提取了協議的核心條款，可以幫助領導節省時間，極大的方便他們查看，也很容易給領導留下好印象。  
至于合作伙伴的背景和介紹這次合作的人，這些信息與主題的訴求關系不大，也不是領導們關注的焦點，郵件正文完全忽略。  
附件。  
這個地方最常見的錯誤是忘記上傳附件或者上傳附件不正確，特別容易出現版本錯誤，需要在發郵件前反復檢查，避免出現這樣的錯誤。  
如果附件中涉及的內容直接關系到決策或收件人非常關心的內容或數據，那么就需要提取核心內容，并在正文中體現出來，這樣收件人就可以一目了然地看到最重要的信息，而無需打開附件，大大節省了收件人的時間。  
寄件人簽名。  
不發郵件是非常忌諱的，尤其是公司比較大或者你和收件人不熟的時候，不發郵件會讓人心不在焉。或者有特殊緊急情況需要馬上和你溝通，除了郵件沒有其他渠道。  
您可以在郵箱系統中設置簽名，實現自動支付。簽名一般包括姓名、職位(可省略)、公司名稱、郵寄地址、手機、座機、郵箱、即時通訊賬號。  
郵件格式要點。  
郵件格式相當于人的外表，至少整潔大方，讓人會有興趣了解你的內涵。最基本的要求是整齊美觀:字體統一，字體大小相對一致，段落前左對齊均勻，段落間距一致，段落前留一個空行，不超過3種顏色，無熒光字體。  
我最怕的是郵件大小忽大忽小，段落參差不齊，段落間距忽寬忽窄，或者使用了彩色字體。這樣的郵件真的是火眼金睛，不能讓人有興趣看，更直接給人的印象是發件人邋遢不整潔。  
需要自動換行，避免使用手動換行，用電腦郵箱收的時候可能很正常，但是用手機收的時候會斷一個完整的句子。  
發送電子郵件后糾正跟蹤姿勢。  
發完郵件一切都會好嗎?當然不是。  
第一，如果郵件很重要，你需要通過電話或即時通訊工具發送郵件提醒收件人接收，并提醒他們需要的回復，以確保他們已經收到并知道他們需要做什么。系統自帶的收據是沒有用的，因為有些人即使收到也可能會不經意的忽略掉。這在重要的商務溝通中尤為重要。  
其次，你需要積極跟進響應的進度，尤其是時間緊迫的問題。你必須積極跟進每個需要決策的人的反饋，提醒并督促他們確保在規定的時限內完成。  
第三，如果有必要告知相關人員最新的進展情況，最好是在最后一封郵件的基礎上全部回復，這樣同一主題的活動進展情況就可以盡可能體現在一封郵件中。也方便查看關于此事歷史的當前信息。  
收到郵件后正確的處理姿勢。  
無論你是在收件人還是抄送，你都需要看郵件是否需要自己回復。不是每個人都會有意識地把需要回應的人放在接受者當中。  
如有需要，盡快回復。即使暫時無法做出決定，也可以回復郵件已經收到，會盡快回復或者在一定時間之前回復。這會給人留下你對工作反應迅速的好印象。對于不能立即回復的，可以在郵件中添加一個星號，提醒自己及時處理。  
是回復發件人還是大家，要看情況。如果您的回復操作與其他收件人相關，請回復所有人;如果沒有聯系，也沒必要回復大家。  
例如，運營商向所有合作伙伴發送電子郵件，讓他們給出反饋。回復的時候是回復發件人還是回復所有人?當然，回復發件人就行了。有時候看到有的員工在提交信息的時候回復大家，也可能涉及到公司的重要信息，真是無語。