一、正確填制憑證摘要欄的重要性

記賬憑證是重要的會計核算資料。它是本單位財會人員根據審核無誤的原始憑證填制的，載有反映經濟業務的會計分錄及簡要內容，直接作為記賬依據的書面文件。記賬憑證的主要作用在于對原始憑證進行歸類整理，運用賬戶和借貸記賬法編制會計分錄，為登記賬簿提供依據。因此，所有記賬憑證都應滿足記賬的要求，都必須具備下列基本內容：1.記賬憑證的名稱。2.填制憑證的日期和憑證的編號。3.經濟業務的內容摘要。4.記賬符號、賬戶(包括一級、二級或明細賬戶)名稱和金額。5.所附原始憑證的張數。6.填制單位的名稱及有關人員簽章。

在記賬憑證的編寫過程中，記賬憑證摘要作為一項會計基礎工作，它的填寫直接影響到財務管理部門會計賬簿的質量。摘要填寫的質量可以反映一個單位財務管理的水平、會計基礎工作的質量和會計人員的業務素質。摘要填制的簡明準確，可以對財務分析、查詢起到事半功倍的效果。

二、會計實踐中如何填制高校記賬憑證摘要欄

隨著經濟的發展和社會的變化，新生事物不斷產生，高校新的會計業務層出不窮，需要核算的經濟業務也在不斷擴大和發展。現結合高校會計實踐，針對會計核算中遇到的一些常見事項，分別探討一下記賬憑證摘要欄的填寫。

(一)一般業務

1.收入核算的處理。高校收入來源渠道很多，有財政撥款、科研劃撥、捐贈收入、學費收入、罰沒收入、代管性質的收入、銀行或金融機構貸款等。這類業務在日常的管理活動中經常需要核對、查詢、分析。因此，這類摘要一般要注明收入的性質，內容盡量完整、詳細。比如：“某月收教育廳撥款”、“收5月—8月招商銀行利息”、“收會計學院05級03班學生學費”等。

2.發放性質的業務處理。高校經常發生一些帶有發放或領取性質的勞務費用、獎勵費用、安家費、喪葬補助及遺屬費等。這類性質的業務往往需要核對和經常查詢。因此，這類業務的摘要在填制時要注明發放對象、發放性質。例如：“統計學院王某領引進人才安家費”、“國資處李某報喪葬補助費”、“發放2007—2008年度本科生獎學金”等。摘要中注明發放對象，方便以后的賬務核對及查詢。

3.日常采購業務的處理。在日常工作中，經常會發生購置辦公用品、試驗材料、圖書、固定資產、紀念品等業務。針對這類業務，摘要欄應填寫為“某單位某人報某物”。例如：“管理學院張三購買打印紙花費現金180元”，摘要為“管理學院張三報打印紙”、“宣傳部李某報U盤”、“院辦張某報專家禮品”等等。如果經辦人將多種用途的原始單據一并報銷，會計人員應將不同用途的原始單據分別歸類，分別制作記賬憑證。對金額較小的物品可以不再單獨制單而在摘要欄中用“等”表示。

4.差旅費的處理。在日常的會計核算中，差旅費的核算業務量比較大。差旅費的核算范圍主要包括會議、實習、調研、進修培訓、出國考察、購物等。針對這類業務，摘要欄應填寫為“某單位某人報某地某事”。例如：“工程學院李四去濟南采購材料”，摘要為“工程學院李四報濟南差費”;“審計處趙二去北京參加培訓”，摘要為“審計處趙二報北京培訓費”;“教材科張某去杭州采購圖書”，摘要為“教材科張某報杭州圖書采購”……這樣填制摘要欄可以使閱讀者清楚地了解經濟業務內容。

(二)特殊業務

1.內部轉賬結算的處理。高校中的內部轉賬結算包括下屬印刷廠、餐廳、賓館、等向學校財務處結算各部門的印刷費、招待費、住宿費等以及下屬單位需要返還學校的工資、水電費、上繳利潤等。通常情況這類結算業務比較集中，每月發生次數比較少。各種用途的同類性質費用比較多，結算的時間跨度比較長，各相關院系職能部門對費用后面所附清單基本上已進行過詳細核對，這類憑證的摘要應填寫為“某單位結算某單位什么費用”。例如：“印刷廠結算會計學院印刷費”，摘要為“印刷廠潘某結算會計學院印刷費”;“第三餐廳結算院辦的對外招待費”，摘要為“三餐王某結算院辦招待費”，能讓經費使用部門一目了然。對于返還學校的費用，可以使用“某單位返還2008年3月工資”，“某單位上繳2007年度利潤”等。

2.工資核算的處理。工資結算憑證附件內容比較多，每月發生的次數少，業務性質比較單一。這類業務按照工資核算的項目填制比較好，對整張工資憑證來說反映的業務內容比較清楚，對各費用賬簿來說也能清楚地反映哪個月份的何種工資費用。摘要欄填寫為“發放某月在職人員基本工資”、“發放5月離退休人員工資”等等，這種摘要更容易使讀者理解業務內容。

3.其他核算的業務處理。一些不能劃歸到上述類別的核算業務，比如分配指標、特殊費用、年終結賬等。這類核算業務的摘要需要載明分配什么指標、什么性質的業務等。例如：“分配管理學院6月份上機費”、“劃撥教務處2008年經費指標”、“結轉2007年經費結余”等。

(三)錯賬更正

此項主要是關于如何更正錯賬。根據《財政部關于會計基礎工作規范》的要求，已經登記入賬的記賬憑證，在當年內發現填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額，另編一張調整的記賬憑證，調增金額用藍字，調減金額用紅字，摘要欄填制為“調整某月某日某號憑證”。發現以前年度記賬憑證有錯誤的，應當用藍字填制一張更正的記賬憑證，摘要欄填寫為“更正某年某月某日某號憑證”。

三、提高摘要欄填制質量的要求和途徑

高校新的會計業務層出不窮，這對會計從業人員意味著巨大的挑戰。要改善高校記賬憑證摘要欄的填制，提高會計信息質量，會計人員應從以下幾方面著手努力：

(一)端正思想認識，增強工作責任心

會計摘要是財務信息的重要內容，無論對方便日常會計工作，還是加強財務監督，或者是作為檔案資料留存利用都有舉足輕重的作用。因此，會計及其主管人員必須要做到：1.端正思想認識，克服普遍存在的“重數字金額，輕會計摘要”的心理，重視會計摘要的編寫。2.要增強工作責任心，以認真、負責、細致的態度和要求編寫會計摘要，堅決反對粗枝大葉、馬虎的做法。

(二)熟悉業務，掌握經濟活動的來龍去脈

會計摘要是用文字等形式反映經濟業務的一種方法。經濟業務的發生、發展是編寫會計摘要的基礎。對經濟業務了解得越清楚、越透徹，會計摘要就能編寫得越準確、越精練。因此，會計人員必須熟悉本單位業務，掌握資金運動狀況。要勤于學習，善于積累，虛心接受新事物，認真研究新問題，在實踐中不斷熟悉業務，提高技能。

(三)認真執行有關規則、準則，充分發揮憑證、賬簿及科目的不同用途

現行的借貸記賬法和會計基礎工作規范一般要求編制記賬憑證是“一事一單”，也允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。

(四)提高自身遣詞造句的能力

1.詳略得當。會計摘要的要求是簡單、扼要，要善于掌握適當的分寸，做到既簡明扼要，又能說明問題。不僅能確切地反映出當時經濟活動的情況，還要為日后的檢查、分析提供可靠的依據。2.用字精練。會計摘要就是摘錄要點，因此用字必須確切、精練，使用恰當的文字簡潔而明了地表達要點。3.含義清楚。會計摘要不但文字使用要精練，更要考慮語句含義明確、清楚地說明經濟業務的基本情況，注意避免模棱兩可的詞句出現。4.書寫要整潔。會計電算化的推廣使會計人員的手工操作大大減少，微機打印的賬簿、憑證一般都很整齊、干凈。但在輸入文字時，一定注意不要出現錯別字，數字也應注意規范化。